Система прослеживаемости товаров с 1 июля 2021 года — это не просто очередное правило. Это новый формат первичной документации и контроля, который напрямую влияет на вашу налоговую безопасность и риск проверок. Для предпринимателя важны два простых признака: наличие корректных реквизитов (РНПТ, количество, единица измерения) и прозрачный электронный документооборот. Если эти элементы в порядке — риск доначислений и штрафов заметно снижается.
Прослеживаемость должна защищать бизнес, а не превращаться в источник штрафов
Я помню первый раз, когда пришло требование от ФНС по прослеживаемым товарам — мне было кажется, что дело в пустяках, но оказалось иначе. Неполный УПД или счёт‑фактура без реквизитов прослеживаемости — повод для претензии, а иногда и для блокировки операции.
Ситуация стала ещё сложнее с требованием указывать регистрационный номер партии товара (РНПТ) и точные данные о количестве в документах. Предприниматели удивляются: «Мы же отправили УПД — почему вопросы?» Ответ прост: ФНС теперь смотрит на первичную документацию как на карту риска.
В моей практике чаще всего проблемы возникают из-за разрыва в цепочке: поставщик прислал товар, но в документе нет кода маркировки или есть неточности в единицах измерения. Это выглядит невинно, пока не появляется проверка.
Если вы хотите понять, где у вас слабое место — начните с анализа первички и договорной базы. Я рекомендую пройти экспресс‑проверку: исправить налоговую ошибку 2025 — это один из кейсов, где мелочь в документах стоила клиенту больших денег.
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
Важно: электронный документооборот (ЭДО) не снимает ответственности автоматически, но делает контроль прозрачнее. Если вы не используете ЭДО для маркируемых товаров — риск ошибок и спорных ситуаций растёт.
NaN
Когда «всё вроде верно», но проверка всё равно приходит
Однажды к нам обратился владелец магазина: документы в порядке, УПД приходят, ЭДО подключено. Но ФНС сняла с отчёта часть операций — и начались проверки. Я пошла по цепочке и обнаружила: поставщики не передавали РНПТ в одном из интегрированных каналов, а в счётах‑фактурах стояла единица измерения «шт.» вместо «упак.» — и именно эта мелочь стала триггером.
Вот пара инсайдов, которые я вынесла из таких кейсов: иногда ошибка — не в количестве документов, а в качестве реквизитов. А иногда — в отсутствии предварительного уведомления об остатках прослеживаемых товаров до начала операций.
Что обычно упускают предприниматели
Часто не проверяют соответствие РНПТ между УПД и информацией в системе маркировки. Иногда не настроен раздельный учёт для маркируемых и немаркируемых товаров — а это уже риск для налоговой дисциплины.
Ещё одна частая ошибка — надежда, что «поставщик всё исправит сам». В большинстве случаев ответственность остаётся на покупателе. Нужно отрабатывать процесс приёмки: сравнить маркировку, РНПТ, количество и единицу измерения в документе и в приходной накладной.
NaN
Как привести учёт прослеживаемых товаров «как под проверку» — практические шаги
Делюсь проверенной последовательностью, которую мы даём клиентам. Она закрывает основные риски и сокращает вероятность доначислений.
- Проведите быстрый аудит первичной документации. Проверьте, где отсутствует РНПТ или не совпадают единицы измерения.
- Настройте и проверьте связку ЭДО с вашей 1С/облачной системой. Электронный документооборот должен передавать реквизиты прослеживаемости без потерь.
- Установите правила приёмки товара: сверка маркировки, РНПТ и приходных документов до записи в учёт.
- Внесите в учёт политику по раздельному учёту маркируемых товаров — это убирает путаницу в налоговом учёте и помогает при проверке ФНС.
- Договоритесь с ключевыми поставщиками о шаблонах УПД/счетов‑фактур, где реквизиты прослеживаемости всегда заполнены корректно.
Термины, которые полезно знать: РНПТ — регистрационный номер партии товара, то есть уникальный код для отслеживания; первичная документация — все бумаги, подтверждающие операцию (УПД, акт, накладная); ЭДО — электронный документооборот, через который передаются эти данные.
Правильная настройка уменьшает вашу налоговую нагрузку за счёт снижения риска доначислений и штрафов — не потому что вы «оптимизируете», а потому что исключаете ошибки в документах.
Частые вопросы — коротко и по делу
Как проверить, что товар подлежит прослеживаемости? Посмотрите классификацию в системе маркировки и сверяйте с данными поставщика. Если стоит требование маркировки — в документах должен быть РНПТ и код марки.
Что делать, если в УПД нет РНПТ? Попросите корректный документ у продавца и не отражайте операцию в учёте до получения исправленного УПД. Это снижает риск претензий при камеральной проверке.
Можно ли исправить ошибку задним числом? Да, но с осторожностью: исправление должно быть документировано и подтверждать факт корректировки первички, иначе это вызовет дополнительные вопросы у проверяющих.
Полезные материалы
- Кейс: исправить налоговую ошибку 2025
- УСН: доходы — как правильно считать налог
- Онлайн‑кассы: практические рекомендации
Проверьте систему сами — короткий план действий
- Сверьте 10 ключевых приходов на предмет наличия РНПТ и корректности единиц измерения.
- Проверьте связку ЭДО и учётной системы: 5 случайных УПД — от поставщика до записи в учёте.
- Настройте регламент приёмки: подпись ответственного лица и отметка о сверке маркировки.
Экспресс‑чекап бухгалтерии: Выявим и устраним 99% ошибок за 4 часа. Запись на аудит ограничена!
